Vale-transporte
Como funciona, regras atualizadas e saiba como calcular!
O vale-transporte é um benefício essencial em relações de trabalho sob a CLT, porém, gera dúvidas no ambiente corporativo devido a suas normas específicas. Este texto explora sua origem, enquadramento legal, elegibilidade e cálculo, visando evitar problemas na sua concessão empresarial.
Como funciona o vale transporte?
O Vale Transporte, ou VT, é um benefício legal destinado a custear deslocamentos entre casa e trabalho, concedido a trabalhadores celetistas, abrangendo diversos tipos de transporte público. Inicialmente disponibilizado por fichas, atualmente é emitido eletronicamente.
Na admissão, a empresa obtém informações sobre as linhas de transporte usadas pelo colaborador. Devido a normas específicas e modificações, é importante compreender sua previsão na legislação.
O que a lei diz sobre o vale transporte?
A primeira lei que regulamentou o uso do Vale-Transporte foi a Lei nº 7.418. Ela surgiu em 1985, decretada pelo então presidente José Sarney, e foi criada com o objetivo de garantir mão de obra em todos os setores do país. Na prática, o benefício também representou um acréscimo financeiro ao salário dos colaboradores.
O VT inicialmente surgiu como um benefício facultativo. Porém, a alta inflação da época, fez com que os preços de diversos produtos aumentassem sem que os salários dos funcionários fossem ajustados. Assim, o governo viu no vale-transporte uma forma de cobrir essa lacuna econômica.
Dessa forma, foi criada em 1987 a Lei Federal N° 7619, que tornou esse benefício obrigatório. Vale ressaltar que essa foi a única mudança feita em relação à lei anterior, ou seja, ela manteve todas as outras normas sobre a concessão desse benefício.
Mas afinal, o que a legislação diz sobre esse benefício?
Além de determinar em seu art. 1º que o vale transporte seja pago antecipadamente para o colaborador utilizá-lo no deslocamento de sua residência até o trabalho e vice-versa, seu art. 2º estabelece que esse benefício não possui natureza salarial.
Em outras palavras, ele não deve ser considerado como parte da remuneração dos colaboradores, nem ser incluído no cálculo para a Previdência Social, INSS, ou para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Confira na íntegra:
Art. 2º – O Vale-Transporte, concedido nas condições e limites definidos, nesta Lei, no que se refere à contribuição do empregador: (Renumerado do art . 3º, pela Lei 7.619, de 30.9.1987)
a) não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
b) não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
c) não se configura como rendimento tributável do trabalhador.
Ademais, essa lei também determina que o custo do VT deve ser dividido entre a empresa e o funcionário, e como não possui natureza salarial, seu valor pode ser descontado em até 6% do salário do trabalhador. Caso o valor a ser pago seja superior, a diferença deve ser arcada pela contratante.
Mudanças do vale transporte com a Reforma Trabalhista
A Reforma Trabalhista entrou em vigor em novembro de 2017, e alterou diversos pontos da legislação. Mas será que o Vale Transporte sofreu alguma mudança?
Não. Apesar disso, uma mudança significativa que ocorreu e que está relacionada com esse deslocamento é em relação às horas in itinere. Esse termo representa o tempo gasto durante o deslocamento do funcionário de sua casa até a sede da empresa.
Antes da Reforma Trabalhista, o art. 58 da CLT dizia que o tempo gasto pelo funcionário até seu local de trabalho e seu retorno, não deveria ser computado em sua jornada de trabalho, salvo algumas exceções como em casos de empresas de difícil acesso. Confira o artigo:
Art. 58 – § 2o O tempo despendido pelo empregado até o local de trabalho e para o seu retorno, por qualquer meio de transporte, não será computado na jornada de trabalho, salvo quando, tratando-se de local de difícil acesso ou não servido por transporte público, o empregador fornecer a condução.
Após ter sido implementada, de acordo com a nova redação da lei, esse período de deslocamento não pode ser mais considerado como parte da jornada dos colaboradores, uma vez que agora, a nova lei entende que durante esse tempo, o funcionário não está à disposição da contratante.
Como previsto no artigo 58 da CLT pós reforma trabalhista:
§ 2º O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador.
Mudanças no vale-transporte com o Marco Regulatório Trabalhista
Desde a reforma trabalhista em 2017, não se via grandes alterações na legislação do trabalho. Contudo, em 2021 surgiu o decreto 10.854, intitulado por Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, que modificou, extinguiu e inseriu novas regras ao cenário trabalhista.
Dentre elas, o capítulo XIII do decreto trouxe algumas modificações ao vale-transporte, como a lei que regulamenta o benefício é bastante antiga, houveram modificações na forma da redação da lei, novos artigos acrescentados, e um detalhamento maior das regras já existentes.
O novo decreto traz outras mudanças importantes como:
Quem são os trabalhadores beneficiários do VT;
A proibição expressa do pagamento em dinheiro;
Instruções sobre a base de cálculo;
Regras para as empresas que emitem e comercializam o vale-transporte;
E a previsão de que o vale-transporte não se aplica aos serviços de transporte privado coletivo e transporte público individual, vedando sua utilização para cobrir o seu uso em aplicativos de transporte, por exemplo.
As novas previsões trazidas com esse decreto, deixou a lei sobre o vale-transporte muito mais clara e objetiva, ajudando as empresas a compreenderem todos os aspectos do benefício.
Agora vamos entender melhor quando as empresas devem efetuar o pagamento do vale transporte.
Quando a empresa tem que pagar o vale transporte?
Por lei, toda empresa que contratar um profissional sob o regime da CLT é obrigada a oferecer o Vale Transporte, independente da distância percorrida. Além disso, não há limite mínimo ou máximo para o seu valor.
Para isso, no momento da contratação, o departamento de recursos humanos deve solicitar que o colaborador preencha um documento informando os seguintes itens:
Seu endereço residencial completo;
Os meios de transporte que usará para se deslocar;
A quantidade de vezes que irá se deslocar de sua casa até a empresa, e vice-versa.
Caso o funcionário mude de endereço, ele possui a responsabilidade de avisar o RH da empresa, para que o departamento mantenha essas informações atualizadas e ajuste o valor do benefício, caso seja necessário.
Agora, quando a empresa disponibiliza um meio de transporte para esse deslocamento de ida e volta, a legislação determina que a companhia não é obrigada a conceder o vale-transporte, uma vez que ela mesma providenciou o deslocamento do colaborador até a empresa.
E se o colaborador vai de carro para o trabalho, a empresa deve trocar o VT pelo vale-combustível?
É muito comum ver empresas que também oferecem um vale-combustível a seus funcionários, mas é preciso esclarecer que esse benefício não é equivalente ao vale transporte.
Esse tipo de benefício pode ser concedido em caso de acordo entre a contratante e o contratado, quando o colaborador decide usar o seu próprio automóvel para seu deslocamento até o trabalho.
E a mudança do VT para o vale combustível gera diversas dúvidas a respeito de tributação, desconto de salário e incidência sobre outras verbas salariais.
Para esclarecer essa questão, a Solução de Consulta COSIT 313/2019, da Receita Federal, prevê que:
“Não incide contribuição previdenciária sobre os valores pagos a título de vale-transporte por meio de vale-combustível ou semelhante. A não incidência da contribuição está limitada ao valor equivalente ao estritamente necessário para o custeio do deslocamento residência trabalho e vice-versa, em transporte coletivo, conforme prevê o art.1º da Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985.
O empregador somente poderá suportar a parcela que exceder a seis por cento do salário básico do empregado. Caso deixe de descontar este percentual do salário do empregado, ou desconte percentual inferior, a diferença deverá ser considerada como salário indireto e sobre ela incidirá contribuição previdenciária e demais tributos.”
Ou seja, esse benefício não tem incidência na contribuição previdenciária, desde que para ele seja utilizado o mesmo valor que seria direcionado ao vale-transporte do funcionário.
Porém, vale lembrar que caso a empresa queira realizar essa troca é importante que primeiro seja consultado a norma coletiva da categoria, e depois seja feito um acordo por escrito entre as duas partes, constando a informação de que o colaborador renúncia ao direito do vale-transporte, para adquirir o benefício do vale combustível.
Esse acordo traz segurança para ambas as partes e evita problemas jurídicos no futuro.
Nesses casos é preferível que o vale-combustível seja pago por meio de um cartão específico, assim como é feito com o vale-transporte.
Agora que esclarecemos essa questão, vejamos quais colaboradores têm ou não direito ao VT.
Quais funcionários possuem direito ao vale-transporte?
Conforme vimos ao longo desse texto, de forma geral, todos os funcionários que trabalham sob o regime da CLT têm direito ao vale transporte. Mas para especificar melhor, o decreto 10854, traz em seu artigo N° 106, que são beneficiários do vale-transporte:
Os empregados, assim definidos no art. 3º da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1943;
Os empregados do subempreiteiro, o subempreiteiro e o empreiteiro principal, nos termos do disposto no art. 455 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1943;
Trabalhadores temporários, assim definidos no art. 2º da Lei nº 6.019, de 1974;
Os atletas profissionais, de que trata a Lei nº 9.615, de 24 de março de 1998;
Empregados domésticos, assim definidos no art. 1º da Lei Complementar nº 150, de 1º de junho de 2015; e
Os empregados a domicílio, para os deslocamentos indispensáveis à prestação do trabalho e à percepção de salários e os necessários ao desenvolvimento das relações com o empregador.
Contudo, em algumas situações esse direito pode ser extinguido ou concedido de outra forma.
A primeira situação, como foi citado mais acima, é quando a contratante disponibiliza algum meio de transporte particular para a locomoção desses profissionais.
Mas além disso, existem outras situações que podem incidir no não recebimento desse benefício.
Dentre eles, está o caso de funcionários que não utilizam nenhum meio de transporte público para ir trabalhar, realizando o percurso com um veículo automotor, motocicletas, bicicletas, ou até mesmo à pé.
Nesses casos, o colaborador deve informar por escrito que não utiliza o transporte público, para que o RH/DP não tenha nenhum problema trabalhista envolvendo a concessão do VT.
E para isso, novamente é importante ressaltar que o colaborador deve preencher um documento informando seu endereço e quais meios de transporte público irá utilizar para se deslocar.
Caso alguma dessas informações seja falsa, além da contratante ter direito a cancelar a concessão do benefício, o funcionário ainda pode acabar sendo demitido por justa causa, já que essa ação é considerada falta grave.
Vale Transporte para estágio é obrigatório?
O vale-transporte para estagiários é um caso um pouco diferente, uma vez que seus contratos não são regidos pela CLT, mas sim pela Lei nº 11.788/2008, mais conhecida como Lei do Estágio.
De acordo com seu art. 1º, essa modalidade de trabalho é caracterizada como: “ato educativo supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho”. Dessa forma, essa lei foi criada com o objetivo de garantir a preparação do estudante para ingressar no mercado de trabalho através da aprendizagem profissional.
Além de terem uma carga horária reduzida, o estágio é dividido em duas categorias: obrigatório e não obrigatório. E por que precisamos saber a diferença?
Por um motivo simples, no art. 12 da lei do estagiário fica estabelecido que na categoria estágio não obrigatório, a empresa é obrigada a conceder o VT ao estudante, enquanto na outra categoria, o benefício se torna facultativo.
São muitas regras, não é mesmo? Toda empresa deve saber essas normas para que esse benefício seja destinado aos colaboradores sem erros.
Agora vamos entender como funciona o vale-transporte nas principais cidades do país.
Vale-transporte nas principais cidades brasileiras
Cada cidade do país possui seu próprio órgão responsável por administrar o transporte público. Por isso, separamos a seguir um breve resumo de como esse sistema funciona em algumas das principais cidades. Veja:
Vale Transporte em São Paulo
De acordo com a Lei Nº. 13.241, a organização do serviço de transporte na cidade de São Paulo é de responsabilidade da Prefeitura do Município de São Paulo, por meio da Secretaria Municipal do Transporte.
Para isso, o poder público contratou a empresa de economia mista SPTrans, para desempenhar as seguintes funções:
Elaborar estudos para a realização do planejamento do Sistema;
Executar a fiscalização da prestação de serviços;
Gerenciar o Sistema de acordo com as diretrizes e políticas estabelecidas.
Na cidade, a utilização do Vale-transporte se dá por meio de créditos no Bilhete Único, um cartão que unifica a passagem dos sistemas de transporte, e dá alguns benefícios aos seus usuários.
Dúvidas comuns vale transporte
O vale-transporte é um dos benefícios mais valorizados por profissionais, afinal, dividir as despesas de deslocamento com seu empregador ajuda com que os funcionários economizem parte de sua renda mensal.
Essa valorização por parte dos profissionais aumenta ainda mais a importância de se ter uma boa gestão desse benefício. Por isso, separamos abaixo as principais dúvidas a respeito dele para que sua empresa não cometa equívocos.
Pode pagar o vale transporte em dinheiro?
Não. Essa regra está estabelecida no art. 110 do Decreto 10.854/21, que diz:
Art. 110. É vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, exceto quanto ao empregador doméstico, ressalvado o disposto no parágrafo único.
Este mesmo artigo abre duas exceções para que as empresas possam pagar o VT com dinheiro. A primeira delas é caso haja falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte pelas Operadoras. Neste caso, a empresa deverá ressarcir o funcionário imediatamente em sua folha de pagamento, como diz o parágrafo único deste artigo:
Parágrafo único. Nas hipóteses de indisponibilidade operacional da empresa operadora e de falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte necessário ao atendimento da demanda e ao funcionamento do sistema, o beneficiário será ressarcido pelo empregador na folha de pagamento imediata quanto à parcela correspondente, quando tiver efetuado a despesa para o seu deslocamento por conta própria.
Como fica o vale transporte no home office?
Nos últimos dois anos diversas empresas têm apostado no home office, também conhecido como teletrabalho ou trabalho remoto, esse modelo é caracterizado pelo trabalho realizado fora das dependências do colaborador, por meio de ferramentas tecnológicas.
Sua grande adesão no Brasil se deu primeiramente pela necessidade de isolamento social, causada pela pandemia de covid-19, no início de 2020.
Contudo, mesmo após o período de maior risco ter passado, diversas empresas resolveram continuar em home office, pois notaram outros benefícios como, uma maior produtividade dos colaboradores, maior satisfação e mais flexibilidade.
É então que surgem as principais dúvidas, como esse modelo não exige o deslocamento dos funcionários até a empresa, como fica a concessão do vale transporte?
As empresas são obrigadas a pagar esse benefício nesse modelo de trabalho? Não! De acordo com a advogada Fernanda Perregil, em entrevista à UOL:
“Como nesse período de home office não há o deslocamento do empregado entre sua casa e o trabalho, e vice-versa, o vale-transporte pode ser suspenso pela empresa”, declarou.
Além disso, podemos nos basear no que diz o artigo 1° da lei do vale transporte, que deixa bem claro que esse benefício é para ser utilizado efetivamente em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, e como não há esse deslocamento não é necessário o pagamento de vale-transporte.
Essa ação pode até mesmo ser benéfica para o trabalhador, que não terá o desconto em seu salário representando uma sobra em seu salário do mês.
Vamos para a próxima dúvida.
A empresa precisa pagar o vale transporte nas férias?
De acordo com a legislação trabalhista, todo funcionário tem direito a um período de férias de 30 dias, após ter completado 1 ano em serviço na empresa. Essas regras estão previstas nos artigos 129 a 133 da CLT, que também determinam a forma como esses dias podem ser concedidos.
Como o colaborador não estará à disposição da contratante, a empresa não é obrigada a conceder o vale transporte para esses dias, independente se as férias serão concedidas em uma única vez, ou de forma fracionada.
O funcionário mora perto do trabalho é necessário pagar vale-transporte?
Essa é uma dúvida recorrente em diversas organizações, contudo, não existe nenhuma previsão legal que fale sobre a concessão do vale-transporte se baseando na distância entre a casa do funcionário e a sede da empresa.
Nesses casos o que vale é a declaração do funcionário, se ele declarar que não necessita de transporte para chegar ao trabalho a empresa não precisa pagar o VT. Caso contrário, mesmo que seja somente utilizado 1 meio de transporte é necessário efetuar esse pagamento.
A minha cidade tem desconto na tarifa do VT, qual valor uso para cálculo?
As empresas de transporte de cada localidade podem oferecer descontos na passagem ou condições melhores para o uso do vale-transporte, o que nesses casos acaba confundindo na hora de realizar o cálculo. O cálculo se baseia na tarifa com desconto ou integral?
Bom, de acordo com o artigo 125 do decreto 10.854, o vale-transporte deve ser calculado com base na tarifa integral, com exceção dos descontos relativos à redução de tarifa por conta da integração de serviços. Veja na íntegra:
“Art. 125. O cálculo do valor do vale-transporte considerará o valor da tarifa integral, relativa ao deslocamento do beneficiário, por um ou mais meios de transporte, mesmo que a legislação local preveja descontos de tarifa.
Parágrafo único. Para fins do disposto no caput, não são considerados descontos as reduções tarifárias decorrentes de integração de serviços.”
O que acontece se a empresa não pagar o vale transporte?
Por mais que seja um direito de todo colaborador celetista, é comum ver empresas que acabam não realizando o pagamento do vale transporte. Quando isso acontece, o colaborador pode deixar de comparecer à empresa pela falta de pagamento do VT.
Isso porque o não recebimento desse valor inviabiliza o deslocamento do funcionário até seu local de trabalho.
Além disso, caso o não pagamento do VT se torne frequente, o colaborador pode até entrar com uma ação trabalhista exigindo o pagamento, acrescido de juros e correção monetária.
Nenhuma empresa quer passar por isso, não é mesmo? Então, confira o próximo tópico com algumas dicas de como o RH pode ter um gerenciamento eficiente desse benefício.
Dicas para o RH gerenciar o vale transporte
Até aqui explicamos o que é o vale transporte e como as empresas devem concedê-lo. Mas não podemos terminar este texto sem falar também sobre o responsável por geri-lo: o setor de recursos humanos.
Esse departamento é extremamente importante em toda empresa, pois além de lidar com todas as questões burocráticas da contratante, também desempenha papel fundamental na gestão de pessoas, trazendo ações que tragam benefícios como melhorar o clima organizacional, produtividade, o lucro e desenvolvimento da instituição.
Por isso o papel do RH é tão importante, pois seus responsáveis devem ser capazes não só de lidar com as questões burocráticas, como também elaborar as melhores estratégias para reter os profissionais e mantê-los motivados.
Para isso, as empresas devem buscar formas de otimizar processos operacionais,para que então o RH possa focar no principal ativo da organização.
Mas então, qual a melhor forma de otimizar a rotina desse departamento?
Existem diversas formas na verdade, mas a grande dica que com certeza irá ajudar a sua empresa nessa tarefa é por meio da tecnologia, e mais especificamente pela automação de processos.
Com os avanços tecnológicos, cada vez mais ferramentas e sistemas surgiram com o objetivo de otimizar a rotina desse departamento. Dentre esses avanços, estão os softwares de RH, que estão cada vez mais presentes no mundo corporativo trazendo diversos benefícios.
Softwares de RH
Muitas pessoas estranham e ficam em dúvida em como a tecnologia pode ser usada pelos profissionais de RH em suas rotinas, mas saiba que essa prática já é mais comum do que você imagina, e hoje em dia já existem diversas empresas conhecidas como HR Techs, que produzem soluções para inovar e otimizar as rotinas do setor.
No RH, a tecnologia é usada com o objetivo de automatizar os processos do departamento, e foi a partir do uso da tecnologia que hoje, várias empresas possuem à disposição ferramentas e sistemas que ajudam a alcançar esses objetivos, fazendo com que toda essa gestão seja mais eficiente e estratégica.
E você deve estar se perguntando quais ferramentas podem ajudar no gerenciamento do vale transporte, uma delas é o sistema de ponto, que ajuda a fazer uma gestão inteligente do VT.
Veja bem, todo mês o departamento de recursos humanos deve calcular o valor a ser pago de vale transporte com base nos dias úteis de trabalho.
Quando um funcionário entra de férias ou de licença, esse valor com certeza será alterado, e toda empresa precisa de um sistema que gerencie essas informações com segurança e rapidez.
Esse é o caso do controle de ponto, esse sistema não é só responsável por marcar os horários de entrada, pausa para almoço e saída dos funcionários, ele também registra todas as informações de jornada dos colaboradores, como férias, folgas, faltas e dispensas, que incidem no valor do vale transporte.
Dentre todos esses sistemas disponíveis, o da PontoTel é o mais completo do mercado, e que com certeza irá ajudar a sua organização nessa tarefa.
Como o PontoTel pode ajudar na gestão do VT?
O PontoTel é o melhor sistema de controle de ponto do mercado, pois uniu o registro, tratamento, gestão de ponto e relatórios em uma única plataforma.
Ele possui uma série de ferramentas que permitem a gestão de folha de ponto dos funcionários de forma muito mais eficiente e em tempo real, o que com certeza otimiza a gestão de pagamento do VT.
Por meio do relatório de benefícios é possível ver os dias que foram pagos as cotas de VT, e que por algum motivo não foram utilizados para que assim a empresa possa fazer o desconto dos dias no período seguinte.
Também é possível visualizar os dias úteis do mês para que a empresa faça o cálculo do benefício antecipadamente, e por fim, no caso das empresas que possuem modelo híbrido, é possível ver também quantos dias o colaborador irá comparecer à empresa, para que o cálculo do VT seja feito com base nesses dias.
Com todas essas ferramentas, o seu RH terá um controle de jornada muito mais eficiente, e conseguirá gerenciar o pagamento do vale transporte com segurança e facilidade, o que irá auxiliar ainda mais sua empresa a ter uma gestão estratégica.
Agende uma demonstração para conhecer esses e outros relatórios do sistema PontoTel e todas as funcionalidades que irão trazer diversos benefícios para a sua empresa!
Conclusão
Gerenciar o vale transporte de forma eficiente não é uma tarefa tão fácil. Não basta somente entender como esse benefício funciona e como está previsto na legislação, se sua empresa não tiver um bom gerenciamento do pagamento do VT de nada adianta.
Por mais que seja um direito previsto na legislação, vimos que existem algumas situações nas quais as organizações podem deixar de concedê-lo.
Por isso, lembre-se de todas as regras previstas em lei e, principalmente, de investir em um controle de ponto moderno e completo como o da PontoTel, para que seu RH/DP consiga gerenciar esse benefício de forma rápida e eficaz.
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